社内チャットは200字、紹介文は120字など、掲載先に文字数の制限があることがあります。AIへ「200字以内」と書いても、数え方の違いや生成時の誤差で、ぴったり収まらない場合があります。
結論：文字数は目安を作り、最後に実測する
AIには上限だけでなく、用途、優先して残す情報、削ってよい情報、文字数の数え方を伝えます。出力後は、掲載先や文字カウント機能で実際に数え、人が調整します。
正確な上限がある場合、最初から上限ぎりぎりを狙わず余白を取ります。200字以内なら170〜180字を目安にすると、記号や改行の扱いが違っても直しやすくなります。
1. 何を文字数へ含めるか決める
タイトルを含むか、改行や空白を数えるか、全角・半角をどう扱うかは、掲載先によって異なります。「本文のみ」「見出しは除く」「URLは含む」など対象を指定します。
AIが示す自己申告の文字数は、必ず正確とは限りません。Webフォーム、文書ソフト、SNSなど、最終的に掲載する場所の数え方を基準にします。
2. 先に必須情報を選ぶ
短くするとき、AIが重要な期限や問い合わせ先を削る可能性があります。「必ず残す情報」と「削ってよい情報」を分けます。案内文なら、対象者、行動、期限を優先し、背景説明や挨拶を短くする、と決められます。
元の材料に優先順位がない場合は、作成前にAIへ候補を出してもらい、人が選びます。AIだけに重要度を決めさせないことがポイントです。
3. 構成ごとの配分を伝える
長い文章では、全体の上限に加えて各部分の目安を示します。「結論50字、理由100字、次の行動30字」のように配分すると、一部分だけが長くなるのを防げます。
ただし、機械的に分けると不自然になる場合があります。まず重要情報がそろっているかを確認し、その後に文章の流れを整えます。
4. 文字数を指定するテンプレート
次の材料から、社内チャット用の案内文を作ってください。
本文は170〜180字を目安にし、最大200字以内にしてください。
必ず残す：対象者、実施日、申込期限、申込先
短くしてよい：背景、挨拶
追加しない：材料にない理由や予定
最初に結論を置き、最後に本文だけを出してください。
文字数は参考値として末尾に別表示してください。
掲載時は参考値の表示を削り、本文を実測します。上限を超えたら、「必須情報は変えず、重複表現を削る」と差分を指定して直します。
5. 長くする場合も情報を増やしすぎない
「800字に増やして」と頼むと、材料にない説明を足す場合があります。長くする目的を「初心者向けの用語説明を加える」「手順ごとに注意点を付ける」と指定します。
元資料で確認できない例や効果を作らないよう伝えます。文字数を満たすことより、正確さと読み手に必要な情報を優先します。
6. 最後は掲載画面で確認する
指定文字数に収まっても、スマートフォンでは一段落が長く見えることがあります。改行、見出し、リンクの表示をプレビューし、読みやすさを確認します。
削った結果、否定、例外、単位が落ちていないか元の材料と照合します。短文化は内容の変更を伴う編集作業です。重要な文書では、作成者以外の確認も行います。
7. 複数案は長さ以外も比べる
「150字、180字、200字の三案」を作らせると、どの情報を削ると意味が変わるか比較できます。最短の案を自動的に選ばず、読み手が次の行動を判断できるかを見ます。
省略語を増やして文字数だけ減らすと、初めて読む人には伝わりません。言葉を削る前に、重複した説明、長い前置き、同じ意味の修飾語を探します。それでも収まらない場合は、詳細ページへのリンクや別紙を用意し、短い本文だけですべて説明しようとしない方法も検討してください。
公開前にはリンク先も閲覧できることを確認します。
まとめ
AIの回答を指定文字数へ収めるには、数える範囲、用途、必須情報、削ってよい部分を伝えます。上限より少し短い目安で作り、最終的な掲載先で実測します。長さだけを合わせず、元の意味と重要な条件が残っていることを確認しましょう。