同じ内容でも、新人への案内、担当者向け手順、経営者への報告では適した説明が違います。AIに「初心者向けにして」と頼むだけでは、必要な注意点まで削られたり、かえって長い説明になったりします。
結論：読み手が知っていることと読後の行動を指定する
読み手に合わせるには、年齢や役職だけでなく、事前知識、読む目的、利用場面を伝えます。そのうえで、変えてよいものと、原文のまま残す内容を分けます。
AIの言い換えは意味を変える可能性があります。日付、金額、禁止事項、例外条件、専門用語の正式名称は、元の文章と照合してください。
1. 読み手を具体的な状態で表す
「初心者」だけでは幅があります。「この申請を初めて行うが、社内システムへのログインはできる人」のように、知っていることと知らないことを示します。読者を決めつける表現や不要な個人属性は避けます。
複数の読者がいる場合は、一つの文章ですべてを満たそうとせず、「最初に全員向けの要点」「次に担当者向けの詳細」と層を分けます。
2. 読んだ後にしてほしいことを示す
説明の目的を「理解してもらう」で終わらせず、「申請期限を確認し、必要書類をそろえてもらう」のように行動で書きます。読む目的が決まると、必要な情報を優先しやすくなります。
緊急時の案内なら最初に行動、学習用なら背景から順にするなど、構成も利用場面に合わせます。掲載先の文字数や画面の大きさも条件に入れます。
3. 残す内容と変える内容を分ける
「専門用語をすべて消す」と、正式な画面名や規程名まで失われることがあります。「正式名称は残し、直後に短い説明を括弧で付ける」のように指定します。
変更禁止には、数字、固有名詞、条件、警告、引用を入れます。変更可能には、文の長さ、語順、例、見出しを入れます。原文にない事実や例を追加しないことも伝えます。
4. 質問のテンプレート
次の原文を、指定した読み手向けに書き換えてください。
読み手：この申請を初めて行う社員
知っていること：社内システムへのログイン方法
知らないこと：申請区分と承認の順番
読後の行動：期限を確認し、必要書類をそろえる
掲載先：社内ポータル
日付、画面名、禁止事項、例外条件は変更しないでください。
専門用語は残し、初出時だけ一文で説明してください。
原文にない手順は追加しないでください。
書き換え後に、「削った情報」「追加した説明」「意味が変わる可能性のある箇所」を一覧にしてもらうと確認しやすくなります。
5. 読み手別の版を比べる
新人向けと経験者向けの二版を出し、何を変えたか表にしてもらいます。新人向けでは用語説明、経験者向けでは変更点を優先するなど、差の理由が目的に合うか確認します。
親しみやすさを求めても、社外文書で不用意にくだけた表現になる場合があります。組織の表記ルールや過去の正式文書を見本として、安全な範囲で示します。
6. 元の意味を人が確認する
完成文だけを読まず、原文と横に並べます。義務が任意に変わっていないか、対象者が広がっていないか、例外が消えていないかを見ます。否定表現と条件を優先して確認します。
可能なら実際の読者に読んでもらい、「次に何をするか説明できるか」を確かめます。AIが読みやすいと判断した文章が、現場で理解しやすいとは限りません。
7. 構成と表現を二段階で直す
最初の依頼では、情報の順番と不足を確認します。結論、理由、行動の順が読み手に合っているかを見てから、二回目で文の長さや語尾を整えます。構成と表現を同時に大きく変えると、重要な条件がどの修正で消えたか追いにくくなります。
修正を頼む際は「第2段落の専門用語だけ説明する」「注意事項の位置は変えない」のように対象を限定します。各版を残す必要がある文書では、ファイル名と更新日を付け、承認済みの文章がどれか分かるようにしてください。
まとめ
AIに説明を言い換えてもらうときは、読み手の事前知識、読む目的、読後の行動、利用場面を指定します。変えてよい表現と残すべき事実を分け、削除・追加した箇所も確認します。最後は原文と照合し、実際の読み手が行動できる説明へ整えましょう。