長い文章を短く整理する作業は、対話型AIの代表的な使い方です。しかし「要約して」とだけ頼むと、自分が必要としていた数字や注意事項が省かれることがあります。何のために読む要約かを先に決め、元文章と照合するところまでを一つの作業にしましょう。
結論：目的、残す情報、形式を先に決める
良い要約は、単に短い文章ではありません。読む人が次の行動を取るために必要な情報が残っている文章です。
会議内容の共有なら決定事項と担当者、規程の確認なら対象者と期限、調査資料なら結論と根拠が重要です。要約を始める前に「誰が、何のために読むか」「必ず残す項目」「どの形で返すか」を決めます。
要約する前の準備
まず、元文章をAIへ入力してよいか確認します。社外秘、個人情報、契約内容などが含まれる場合は、会社の規程と利用するサービスの条件に従います。許可が不明な文書は入力しません。
入力できる場合でも、署名、連絡先、顧客名など要約に不要な情報は削除します。長い文書の一部だけを使うなら、前後の説明がなくても意味が通じる範囲を選びます。ページを分けて入力する場合は、全体の構成と何ページ目かも伝えてください。
次に、元文章を自分でざっと見て、日付、数値、決定事項など絶対に落としたくない項目へ印を付けます。この事前確認が、AIの要約を評価する基準になります。
基本の要約プロンプト
次の型は、報告書や議事メモなどに応用できます。
以下の文章を要約してください。
読み手：内容を初めて知る社内メンバー
目的：次に行う作業を把握する
必ず残す情報：結論、決定事項、担当者、期限、未解決の点
形式：
1. 全体の要点を200字以内
2. 決定事項を箇条書き
3. 担当者と期限を表形式
条件：元文章にない内容は追加しない。不明な項目は「記載なし」とする
［要約する文章］
「不明な内容を推測しない」「記載なしと示す」と伝えることで、空白をもっともらしい情報で埋める危険を減らせます。それでも誤りは起こるため、確認は必要です。
2段階で要約すると確認しやすい
一度に短くしすぎると、重要な情報も落ちやすくなります。最初に「見出しごとの要点と重要な引用箇所を抜き出す」、次に「その結果を300字にまとめる」と二段階に分けます。
第一段階では、要点が元文章のどこにあるか分かるよう、ページ番号や見出し名を付けてもらいます。第二段階で読み手に合う順へ整理します。元の箇所へ戻りやすいため、確認作業を短縮できます。
長い文書を分割する場合は、各部分の要約を作った後、最後に全体要約を頼みます。その際「各部分で重複する内容をまとめるが、異なる条件や例外は残す」と指示すると、似ているようで違う情報を一つにまとめる失敗を減らせます。
元文章との照合方法
要約が出たら、まず数字、日付、固有名詞を元文章から検索します。次に、否定表現と条件を確認します。「できる」と「原則できない」、「全員」と「一部の対象者」では意味が逆になります。
最後に、要約へ書かれなかった内容を確認します。AIへ「この要約で省いた重要そうな点を、元文章の表現に基づいて列挙してください」と頼む方法もあります。ただし、その回答も元文章で照合します。
会議メモでは、誰が発言したかと、正式に決まったかを混同しやすいため注意します。「提案」「検討」「決定」を分け、担当者が明記されていないものを勝手に割り当てていないか確認してください。
注意点
要約は情報を削る作業なので、完全な代替にはなりません。契約書、法令、医療・安全に関する手順など、原文の一語が重要な資料は、要約だけで判断しないでください。重要な引用は引用符を付け、原文の場所を残します。
また、AIが「原文に書いてある」と説明しても、それ自体は証拠になりません。必ず自分で該当箇所を開き、前後の文脈まで読みます。
まとめ
AIで要約するときは、読み手と目的、必ず残す情報、出力形式を先に決めます。長い文章は要点の抽出と短い要約の二段階にし、数字、条件、否定表現、省かれた内容を元文章と照合してください。要約を原文の代わりではなく、必要な箇所へ早くたどり着く案内として使うと、安全で実用的です。