生成AIへ詳しい材料を渡すと、回答は具体的になりやすくなります。しかし、詳しさを優先して顧客情報や社外秘を入力すると、情報管理上の問題につながります。設定を変えれば何でも入力してよいわけではありません。まず「入力しない情報」を決め、必要なら安全な形へ置き換えます。
結論：公開されると困る情報は入力しない
迷ったときの基本は、その内容が社外の人に見られても問題ないかを考えることです。問題がある、判断できない、社内規程を確認していない場合は入力しません。
特に、個人を特定できる情報、ログインや認証に使う情報、会社の未公開情報、第三者との契約で守秘義務がある情報は避けます。利用するAIのプランやデータ設定も重要ですが、それだけで勤務先や取引先のルールがなくなるわけではありません。
入力してはいけない主な情報
個人情報とプライバシーに関わる情報
氏名、住所、電話番号、メールアドレス、顔写真、社員番号、顧客番号など、個人を識別できる情報を入力しません。複数の情報を組み合わせると個人が分かる場合もあります。
健康状態、人事評価、給与、家族構成、相談内容など、本人が他人に知られたくない情報は特に慎重に扱います。自分の情報だけでなく、同僚、顧客、応募者など第三者の情報も同じです。
パスワードと認証情報
パスワード、暗証番号、秘密の質問、APIキー、アクセス用URL、復旧コードを入力してはいけません。AIにエラー解決を相談するときも、画面をそのまま貼らず、鍵やトークンに当たる文字列を削除します。
クレジットカード番号、銀行口座、本人確認書類の画像など、金銭や本人確認に使える情報も入力しません。
会社や取引先の機密情報
未発表の売上、価格、製品、組織変更、取引条件、設計資料、ソースコード、会議録などは、社内の区分とルールを確認します。「文章を要約するだけ」であっても、入力する行為自体が外部サービスへの情報提供に当たる可能性があります。
取引先から預かった資料や、秘密保持契約の対象も、自社だけの判断では入力できません。公開済みの情報と、社内だけで共有された情報を分けてください。
安全な形へ置き換える方法
AIを使う必要がある場合は、まず入力する目的を一文で決めます。目的に不要な情報をすべて削除し、残った固有名詞を仮名へ置き換えます。
- 会社名は「A社」「自社」へ置き換える
- 氏名は「担当者」「利用者B」へ置き換える
- 実際の金額は桁や比率を変えた架空値にする
- 日付は業務上の意味を損なわない架空日にする
- 長い資料は必要な段落だけを抜き出す
置き換えた後も、組み合わせから元の案件を推測できないか確認します。匿名化が難しい場合は、内容を渡さず「報告書を要約するときの見出し構成だけ提案してください」のように、型や手順だけを相談します。
サービスの設定も確認する
ChatGPT、Claude、Geminiには、会話履歴やモデル改善への利用に関する設定や説明があります。ただし、個人向けと組織向け、無料と有料で条件が異なる場合があり、内容も変わります。現在使っているアカウントの公式プライバシー情報を確認してください。
設定を変更しても、不正利用の監視や法的な理由など、別の目的でデータが一定期間扱われる場合があります。「履歴に残らない」と「誰にも処理されない」は同じではありません。重要な情報を入力できるかは、サービスの設定だけでなく、組織の契約と規程に基づいて判断します。
入力前の5秒チェック
送信ボタンを押す前に、次の四つを確認します。
- 個人を特定できる情報がないか
- パスワードや認証情報がないか
- 未公開情報や守秘義務のある情報がないか
- 自社が認めたサービスと使い方か
一つでも不明なら送信せず、上司、情報システム部門、セキュリティ担当などへ確認します。急いでいることは、入力してよい理由にはなりません。
まとめ
生成AIには、個人情報、認証情報、決済情報、会社や取引先の機密情報を入力しません。必要な場合は、目的に不要な部分を削り、仮名と架空データへ置き換えます。サービスのデータ設定は確認材料の一つですが、最終的には組織の契約と利用ルールを優先してください。「公開されると困る情報は入れない」という基準が、安全な活用の出発点です。